Le Space Planning a pour objectif de réaménager les lieux de vie, de créer des nouveaux points de rencontres et d’échange : espaces conviviaux de détente, cafétéria, espaces de jeux, salles de réunions mieux adaptées,… Il repense l’espace de l’entreprise afin d’y intégrer de nouveaux éléments essentiels à la vie professionnelle d’aujourd’hui.
Les éléments clés d’un Space Planning de qualité en 2022 :
- Identifier le ou les postes types qui permettront d’optimiser les espaces de bureaux et travailler sur l’ergonomie et la fonctionnalité
- Repenser l’identité de l’entreprise, en termes de matériaux, de couleurs, d’espaces,…
- Améliorer la qualité des espaces de travail, de ressourcement et de détente
- Structurer les différents espaces occupés
Repenser les liaisons entre les services pour faciliter les échanges
Adapter l’espace de travail aux nouvelles technologies et nouveautés en matière d’architecture intérieure (phone box par exemple)
Permettre aux salariés de s’impliquer dans un projet commun
Les étapes à suivre pour un Space Planning efficace aujourd’hui :
- Tenir compte de la législation en vigueur : le Space Planner vérifie en profondeur les possibilités qui s’offrent à vous dans votre espace existant ou dans vos nouveaux locaux (capacité d’accueil, règles de sécurité,…).
- Vérifier l’acoustique, la climatisation, le chauffage, l’éclairage et de nombreux autres éléments afin de les mettre en adéquation avec l’utilisation de vos espaces, de réduire vos coûts et de protéger notre planète.
Etudier les plans d’aménagement et la disposition des différents services afin d’améliorer les liaisons entre les différents salariés : selon la politique de votre entreprise, vous pourrez installer les différents services sans tenir compte de la hiérarchie – comme c’est le cas aujourd’hui dans de nombreuses start-up et jeunes entreprises – ou au contraire vous attacher à prévoir des espaces bien distincts pour mettre en lumière l’organigramme de votre entreprise. Les plans d’aménagement devront également intégrer les espaces d’accueil, de détente, d’échanges, de réunions et de restauration, afin d’être logiques et cohérents dans votre organisation.
L’aménagement en tant que tel : cloisonnements éventuels, choix du mobilier et des couleurs, architecture intérieure,… Cette dernière phase étant la plus apparente, il est nécessaire de ne pas la négliger. C’est une étape importante à travailler en amont avec vos employés pour leur permettre de choisir un matériel et une disposition qui conviendront à leurs habitudes de travail. L’un des aspects fondamentaux du Space Planning est l’optimisation – des locaux bien sûr – mais également du temps et du bien-être de vos employés. Échangez avec eux au sujet de leurs contraintes et de leurs besoins en matière de rangements, de connexion avec les autres services, d’accueil de la clientèle, de sécurité et de confidentialité… Rien ne doit être laissé au hasard !
- Présenter les nouveaux locaux aux salariés : vous pouvez organiser une journée portes ouvertes, préparer un document d’information pour annoncer l’aménagement à vos partenaires et éventuellement à vos clients, notamment s’ils prévoient de se déplacer dans vos locaux.
Techniquement, le Space Planning impacte les éléments suivants :
L’organisation des données : m², communication, inventaire du mobilier actuel et recyclage, agencement actuel
L’espace : cloisonné, semi-ouvert, ouvert
L’immeuble : gestion des fluides, intégration des nouvelles technologies
La flexibilité : mode constructif,…
La sécurité : normes incendies (ERP…), circulation, sorties de secours, premiers secours (passage de civière,…)
La santé : aération, ventilation, lumière naturelle, acoustique, couleurs
Le confort : intimité, identité du groupe, vue sur l’extérieur
Le câblage : plancher technique, dalles plafond, périphérie
L’alimentation d’air : naturelle, température contrôlée, air conditionné,…
L’éclairage : indirect, zénithal
L’acoustique : respect des normes (45 à 65 db)
Les économies en gain de surface : trame du bâtiment, plateaux libres de murs porteurs, plancher technique, délocalisation de certaines surfaces (archives), partage de surfaces (temps plein, temps partagés, nomades,…), sous-traitance de certains métiers (Facilities Management)
La facilité d’accès : parking, transport collectifs, commerces de proximité (crèche, teinturiers, coiffeurs,…)
L’optimisation des locaux de travail aura un impact durable et positif sur tous les acteurs de votre entreprise à condition d’être réalisée correctement. Il ne s’agit pas d’un simple déménagement ou de l’ajout ou la suppression de certains éléments de matériel. Le Space Planning est un véritable exercice de style pour faire parler de vous et de l’identité de votre société.